CRM, facturation, gestion commerciale, planning, suivi des interventions ou gestion documentaire : lorsqu'une entreprise souhaite remplacer ses tableurs ou moderniser ses outils, deux possibilités se présentent souvent.
La première consiste à adopter un **logiciel SaaS existant**.
La seconde consiste à faire développer un **logiciel sur mesure**, construit autour des processus de l'entreprise.
Ces deux approches répondent à des besoins différents. Le développement sur mesure n'est pas systématiquement préférable et un SaaS n'est pas forcément plus économique sur le long terme.
Le bon choix dépend surtout de ce que l'entreprise attend réellement de son logiciel.
## Qu'est-ce qu'un logiciel SaaS ?
SaaS signifie *Software as a Service*.
Le logiciel est hébergé et maintenu par son éditeur. L'entreprise paie généralement un abonnement mensuel ou annuel pour pouvoir l'utiliser.
C'est aujourd'hui le fonctionnement de nombreuses solutions de :
* CRM ;* facturation ;* comptabilité ;* gestion de projet ;* ressources humaines ;* support client ;* marketing ;* gestion documentaire.
L'un des principaux avantages du SaaS est sa rapidité de mise en place.
L'entreprise crée son compte, configure la solution et peut souvent commencer à l'utiliser immédiatement.
## Qu'est-ce qu'un logiciel sur mesure ?
Un logiciel sur mesure est développé spécifiquement pour une entreprise ou une organisation.
Contrairement au SaaS, ce n'est pas l'entreprise qui adapte son fonctionnement au logiciel.
**Le logiciel est construit autour du fonctionnement de l'entreprise.**
Il peut par exemple reproduire un processus commercial particulier, automatiser des tâches spécifiques ou connecter plusieurs outils déjà utilisés.
Un logiciel sur mesure peut prendre différentes formes :
* CRM interne ;* ERP métier ;* extranet client ;* outil de planification ;* configurateur de devis ;* gestion des interventions ;* application de facturation ;* tableau de bord ;* application mobile.
## Le principal avantage du SaaS : démarrer rapidement
Un logiciel SaaS permet généralement de commencer avec un investissement initial relativement faible.
Il n'est pas nécessaire de financer plusieurs mois de développement avant de disposer d'un outil fonctionnel.
C'est particulièrement intéressant lorsque les besoins de l'entreprise sont standards.
Une petite entreprise qui souhaite simplement gérer ses prospects n'a probablement pas besoin de développer son propre CRM.
Une solution existante peut parfaitement répondre à son besoin.
## Le principal avantage du sur mesure : s'adapter au métier
Les difficultés apparaissent lorsque les processus de l'entreprise deviennent spécifiques.
Les équipes commencent alors à contourner les limitations du logiciel.
Des informations sont saisies dans des champs qui n'étaient pas prévus pour cela.
Des tableurs complémentaires apparaissent.
Certaines opérations sont effectuées manuellement.
Les mêmes informations sont saisies dans plusieurs systèmes.
À ce stade, le logiciel n'est plus réellement adapté au fonctionnement de l'entreprise.
Un développement sur mesure permet de partir du processus métier lui-même.
## Les doubles saisies sont souvent un signal
Un commercial crée un client dans le CRM.
La comptabilité recrée ensuite ce même client dans le logiciel de facturation.
Une commande provenant du site e-commerce est ressaisie dans l'ERP.
Un technicien remplit un formulaire papier qui est ensuite saisi dans le logiciel par une autre personne.
Chaque double saisie représente du temps et augmente le risque d'erreur.
Avant de remplacer tous les logiciels existants, il est parfois possible de les **faire communiquer grâce à des API ou des connecteurs**.
Le développement sur mesure peut donc également servir de lien entre plusieurs solutions SaaS.
## Faut-il remplacer les logiciels existants ?
Pas nécessairement.
Une erreur fréquente consiste à penser qu'un logiciel sur mesure doit tout remplacer.
Dans de nombreux projets, la meilleure architecture consiste au contraire à conserver les outils spécialisés qui fonctionnent correctement.
Il est rarement pertinent de redévelopper un logiciel comptable complet uniquement pour disposer d'une fonctionnalité particulière.
Le logiciel métier peut plutôt centraliser les processus spécifiques puis transmettre les informations nécessaires au logiciel comptable.
Le sur mesure devient alors une couche adaptée au métier de l'entreprise.
## SaaS et personnalisation
Les solutions SaaS proposent généralement de nombreuses options de configuration.
Il est possible de créer des champs, modifier certains workflows ou ajouter des automatisations.
Mais cette personnalisation possède des limites.
L'éditeur doit maintenir un produit utilisable par des centaines ou des milliers de clients.
Il ne peut donc pas adapter son architecture aux besoins particuliers de chaque entreprise.
Plus les processus métier sont spécifiques, plus ces limites peuvent devenir visibles.
## Logiciel sur mesure et évolutivité
Un logiciel développé sur mesure peut évoluer progressivement.
Il n'est pas nécessaire de développer immédiatement toutes les fonctionnalités imaginées.
Une première version peut couvrir les opérations essentielles.
Par exemple :
clients → devis → commandes → facturation.
Une seconde étape peut ensuite ajouter :
planning → interventions → application mobile.
Puis une troisième :
tableaux de bord → automatisations → connexion ERP.
Cette approche permet de répartir l'investissement et surtout de confronter rapidement le logiciel à son utilisation réelle.
## Quel est le moins cher ?
À court terme, le SaaS est généralement moins coûteux.
Un abonnement de quelques dizaines ou centaines d'euros par mois reste très inférieur au coût initial d'un développement spécifique.
Mais la comparaison doit être réalisée sur plusieurs années.
Un SaaS peut facturer :
* chaque utilisateur ;* certains modules ;* le stockage ;* les API ;* les automatisations ;* certaines fonctionnalités avancées.
Pour une entreprise comptant de nombreux utilisateurs, le coût cumulé peut devenir important.
À l'inverse, le logiciel sur mesure demande un investissement initial plus élevé, auquel il faut ajouter l'hébergement, la maintenance et les évolutions.
Il n'existe donc pas de règle universelle.
## Il faut également calculer le coût du temps perdu
Le prix du logiciel n'est qu'une partie du calcul.
Il faut également mesurer le temps consacré aux opérations que l'outil ne permet pas d'automatiser.
Si vingt collaborateurs perdent quinze minutes par jour à recopier des informations entre plusieurs systèmes, cela représente rapidement plusieurs centaines d'heures par an.
Le développement d'une automatisation peut alors devenir rentable même si les logiciels existants restent en place.
## À qui appartiennent les données ?
Avec un SaaS, les données sont généralement stockées sur l'infrastructure de l'éditeur.
L'entreprise doit donc vérifier les conditions contractuelles concernant :
* leur hébergement ;* leur sauvegarde ;* leur export ;* leur suppression ;* leur localisation.
La possibilité de récupérer facilement les données est particulièrement importante.
Changer de logiciel devient beaucoup plus compliqué lorsqu'il est impossible d'obtenir un export exploitable.
## À qui appartient le code d'un logiciel sur mesure ?
Cette question doit être abordée avant le développement.
Un logiciel peut avoir été financé intégralement par une entreprise sans que celle-ci dispose nécessairement de tous les droits sur son code.
Le contrat doit donc préciser clairement les conditions de propriété et d'utilisation.
Il faut également s'assurer que le projet puisse être repris par une autre équipe technique.
Un logiciel métier est souvent utilisé pendant de nombreuses années.
La disparition du prestataire initial ne doit pas rendre l'application impossible à maintenir.
## Qu'en est-il de la maintenance ?
Avec un SaaS, la maintenance technique est assurée par l'éditeur.
C'est un avantage important.
Les mises à jour, l'infrastructure et les évolutions générales du produit sont prises en charge sans intervention du client.
Avec un logiciel sur mesure, cette responsabilité doit être organisée.
Le framework, les bibliothèques et le serveur doivent être maintenus.
Des sauvegardes doivent être réalisées et les mises à jour de sécurité appliquées.
Le coût de maintenance doit donc être intégré dès le départ au projet.
## Quand choisir un SaaS ?
Un SaaS est généralement un excellent choix lorsque :
* le besoin est standard ;* une solution mature existe déjà ;* l'entreprise souhaite démarrer rapidement ;* le nombre d'utilisateurs reste raisonnable ;* les processus peuvent s'adapter à l'outil.
Il serait inutile de redévelopper une fonctionnalité disponible dans un logiciel existant uniquement pour posséder son propre outil.
## Quand envisager un logiciel sur mesure ?
Le développement sur mesure devient intéressant lorsque :
* les processus sont spécifiques au métier ;* plusieurs logiciels doivent communiquer ;* les doubles saisies deviennent importantes ;* les équipes utilisent de nombreux fichiers complémentaires ;* les règles métier sont complexes ;* les limitations des logiciels existants ralentissent l'activité ;* une fonctionnalité constitue un avantage concurrentiel.
Dans ces situations, l'objectif n'est pas simplement de remplacer un abonnement.
Il s'agit de transformer une partie du fonctionnement de l'entreprise.
## Une troisième possibilité : combiner SaaS et développement sur mesure
Dans de nombreux projets, c'est finalement la meilleure solution.
L'entreprise conserve les logiciels spécialisés dont elle a besoin et développe uniquement la partie spécifique à son activité.
Une application métier peut par exemple communiquer avec :
* un CRM SaaS ;* un logiciel comptable ;* une boutique e-commerce ;* une solution de signature électronique ;* un service de paiement ;* une application mobile.
Les échanges sont automatisés grâce aux API.
L'entreprise bénéficie alors de logiciels éprouvés pour les fonctions standards et d'un développement sur mesure pour ses propres processus.
## Commencer par le processus, pas par la technologie
La question ne devrait donc pas être uniquement : « SaaS ou sur mesure ? »
Il faut d'abord comprendre comment l'entreprise travaille aujourd'hui.
Quelles informations sont saisies ?
Qui les utilise ?
Quelles opérations sont répétitives ?
Où apparaissent les doubles saisies ?
Quels logiciels communiquent déjà entre eux ?
Quelles tâches prennent inutilement du temps ?
C'est seulement après cette analyse qu'il devient possible de déterminer ce qui doit être conservé, connecté, automatisé ou remplacé.
Chez Prestacode, nous développons des logiciels métier et des passerelles entre applications existantes.
L'objectif n'est donc pas systématiquement de remplacer vos logiciels SaaS.
Il est de construire **l'architecture la plus simple pour que vos outils s'adaptent réellement à votre manière de travailler**.